Begeleiden zonder over te nemen

Iemand helpen betekent niet dat je alles voor die persoon oplost.

Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is het vaak moeilijk. Zeker op een werkvloer waar mensen komen om te leren, te groeien en opnieuw vertrouwen op te bouwen.

Als iemand vastloopt, is de eerste neiging vaak om het probleem snel over te nemen. Even zelf uitleggen. Even zelf regelen. Even zelf het gesprek voeren. Dan is het probleem misschien sneller opgelost, maar leert iemand niet automatisch hoe hij of zij het de volgende keer zelf kan doen.

Bij Drents Bakkie proberen we daarom bewust anders te begeleiden.

We willen mensen niet afhankelijk maken van begeleiding. We willen dat mensen ervaren dat ze zelf keuzes kunnen maken, verantwoordelijkheid kunnen dragen en van waarde zijn voor het team.

Zelf keuzes maken

Empowerment klinkt als een groot woord. Voor ons zit het vooral in de dagelijkse praktijk.

Mensen mogen zelf aangeven welke taken ze willen proberen. Ze mogen procesverbeteringen inbrengen tijdens het overleg. Ze mogen meedenken over de planning, de werkwijze en de verdeling van het werk.

Iedere medewerker heeft eigen taken en verantwoordelijkheden. Tegelijk stimuleren we dat mensen verder kijken dan alleen hun eigen werkplek.

Als iets goed is voor de organisatie, dan mag iemand het in principe oppakken. Een voorraad controleren. Een collega helpen. Een klant ontvangen. Een verbetering signaleren. Een taak kiezen tijdens de weekstart. Of zelf aangeven dat iets nog te moeilijk is.

Dat vraagt vertrouwen.

Maar het vraagt ook duidelijkheid.

Zelf keuzes maken betekent niet dat alles vrijblijvend is. Het betekent dat iemand leert nadenken over de eigen rol, het eigen gedrag en de bijdrage aan het team.

Niet direct oplossen

Begeleiders en buddy’s doen daarom soms bewust iets níét.

Ze geven niet meteen het antwoord.
Ze herstellen niet iedere fout direct zelf.
Ze plannen niet alles voor iemand in.
Ze nemen niet ieder probleem over.
Ze praten niet namens iemand als diegene het zelf kan zeggen.

Dat betekent niet dat iemand aan zijn lot wordt overgelaten.

Er is juist veel begeleiding. Maar die begeleiding is erop gericht om iemand zelf sterker te maken.

Als iemand vastloopt, stellen we vragen.

Wat gebeurt er?
Waar loop je op vast?
Wat heb je al geprobeerd?
Wat zou een eerste stap kunnen zijn?
Wat heb je nodig om verder te kunnen?
Wie kan je daarbij helpen?

Zo blijft de verantwoordelijkheid zoveel mogelijk bij de persoon zelf, met ondersteuning dichtbij.

Leren aanspreken

Een goed voorbeeld is een collega die moeite had om anderen aan te spreken.

Op een werkvloer waar je samen orders verwerkt, koffie brandt, inpakt en bezorgt, is elkaar aanspreken belangrijk. Als een taak blijft liggen, als iets niet goed wordt gedaan of als afspraken niet worden nagekomen, moet iemand dat durven benoemen.

De makkelijke oplossing zou zijn dat Dirk of Adriaan zo’n gesprek overneemt.

Maar dan leert de collega niet om het zelf te doen.

Daarom gingen we juist met hem in gesprek. Wat maakt aanspreken moeilijk? Waar zit de spanning? Welke woorden kun je gebruiken? Hoe kun je duidelijk zijn zonder boos of verwijtend te worden?

We maakten ook duidelijk dat hij gesteund zou worden. Als hij iemand op een normale manier aanspreekt op werk, afspraken of verantwoordelijkheid, dan staat hij daar niet alleen in.

Daarna gaven we praktische handvatten.

Bijvoorbeeld:

“Volgens mij was dit jouw taak.”
“Kun jij dit nog oppakken?”
“We hadden afgesproken dat jij dit zou doen.”
“Ik merk dat dit blijft liggen.”
“Als iets niet lukt, zeg het dan op tijd.”

Dat soort zinnen lijken klein. Maar voor iemand die aanspreken spannend vindt, kunnen ze veel verschil maken.

Inmiddels is deze collega uitgegroeid tot iemand met veel overzicht op de werkvloer. Iemand die door anderen wordt gezien als aanspreekpunt. Niet omdat het altijd vanzelf ging, maar omdat hij de ruimte kreeg om deze verantwoordelijkheid te oefenen.

Zelfsturing vraagt oefening

Bij Drents Bakkie willen we toewerken naar een zelfsturend team.

Dat betekent niet dat iedereen alles alleen moet kunnen. En het betekent ook niet dat begeleiding verdwijnt.

Zelfsturing betekent dat het team binnen duidelijke afspraken steeds meer zelf organiseert, uitvoert en oplost.

Iedereen weet wat er gedaan moet worden. Iedereen neemt verantwoordelijkheid voor zijn of haar eigen taken. Collega’s helpen elkaar waar nodig. Kleine problemen worden eerst samen besproken. En teamleden leren elkaar normaal en duidelijk aan te spreken als iets niet goed loopt.

Het team mag alle besluiten nemen die nodig zijn om binnengekomen orders goed af te handelen.

Welke koffie moet worden ingepakt?
Wie pakt welke taak op?
Wat moet eerst gebeuren?
Wie heeft hulp nodig?
Waar loopt het proces vast?
Wat kunnen we zelf oplossen?

Dat zijn geen theoretische vragen. Het zijn dagelijkse vragen op de werkvloer.

Verantwoordelijkheid in kleine stappen

Verantwoordelijkheid geven werkt alleen als het haalbaar is.

Je kunt niet tegen iemand zeggen: “Vanaf vandaag ben jij verantwoordelijk voor alles.” Dat geeft geen ruimte, maar druk.

Daarom bouwen we verantwoordelijkheid stap voor stap op.

Eerst één duidelijke taak.
Dan een combinatie van taken.
Daarna het eigen werk controleren.
Vervolgens meedenken over voorraad, planning of kwaliteit.
Daarna een collega helpen.
En uiteindelijk misschien verantwoordelijkheid nemen voor een onderdeel van het proces.

Zo groeit iemand niet alleen in vaardigheden, maar ook in zelfvertrouwen en eigenaarschap.

Het doel is dat iemand niet blijft wachten tot een ander zegt wat er moet gebeuren.

Het doel is dat iemand leert kijken:

Wat is er nodig?
Wat kan ik doen?
Waar moet ik hulp bij vragen?
En welke verantwoordelijkheid hoort bij mijn rol?

Loslaten kan alleen met duidelijke grenzen

Begeleiden zonder over te nemen betekent niet dat we alles laten gebeuren.

Er zijn duidelijke grenzen.

Bij gedrag dat niet past binnen de gedragscode grijpen Dirk en Adriaan in. Dat is onze verantwoordelijkheid. Veiligheid, respect en een goede sfeer zijn niet onderhandelbaar.

Ook bij onveilige situaties grijpen we direct in. In een koffiebranderij werken we met machines, warmte, voedselveiligheid en logistiek. Daarin kunnen we geen risico nemen.

Als we merken dat iemand te veel spanning ervaart, gaan we in gesprek. Soms met de persoon zelf. Soms ook met de groep, als het invloed heeft op het team.

En als een klant onredelijk zou zijn richting een medewerker of deelnemer, dan nemen wij onze verantwoordelijkheid. Dat is gelukkig nog niet voorgekomen, maar het kader is duidelijk.

Zelfsturing werkt alleen wanneer de basis veilig blijft.