Een bestelling bij Drents Bakkie kan op verschillende manieren binnenkomen. Via de webshop, per mail, telefonisch of doordat iemand bij de branderij binnenloopt.
Voor de klant is het vaak een eenvoudige handeling: koffie kiezen, hoeveelheid doorgeven en bestellen. Voor ons is dat het startpunt van een hele werkketen.
Een bestelling moet worden verwerkt, gecontroleerd, gepland, gebrand, verpakt, verzameld en bezorgd. Achter iedere levering zitten daardoor verschillende werkzaamheden, verantwoordelijkheden en mensen.
Eerst kijken wat er op voorraad is
Rick is hoofdverantwoordelijk voor het verwerken van de orders. Zodra een bestelling binnenkomt, wordt eerst bekeken of de koffie op voorraad is.
Wij branden dagelijks en houden een werkvoorraad aan voor de reguliere bestellingen. Hierdoor kunnen we veel orders snel verwerken. Bestellingen die voor 13.00 uur binnenkomen, maken we in principe dezelfde dag gereed.
Is een product niet voldoende op voorraad, dan wordt het opgenomen in de productieplanning. Grotere bestellingen die we niet direct uit voorraad kunnen leveren, verwerken we normaal gesproken binnen twee dagen.
Dat klinkt eenvoudig, maar vraagt voortdurend afstemming. De voorraad, binnenkomende bestellingen, geplande producties en bezorgingen moeten op elkaar aansluiten.
Een grote order vraagt om samenwerking
Feyen geeft ieder kwartaal een planning af. Die kwartaalplanning wordt vervolgens vertaald naar wekelijkse productieorders.
Een voorbeeld is een bestelling van 960 kilo 1899 Ambachtelijk Medium Roast. Dat zijn vier pallets met per pallet 240 kilo koffie, verdeeld over 40 dozen.
Bij zo’n productie zijn veel verschillende mensen betrokken:
- twee tot vier mensen bereiden de verpakkingen en etiketten voor;
- één tot twee mensen werken in de brandhoek;
- één medewerker verzamelt en bewaakt de order;
- drie tot zes mensen pakken de koffie in;
- één tot twee chauffeurs verzorgen de levering.
Het branden van deze hoeveelheid duurt ongeveer twee dagen. Het inpakken, controleren en op pallets gereedmaken neemt vervolgens nog twee tot drie dagen in beslag. Daarna bezorgen we de bestelling zelf.
Eén order zorgt zo voor meerdere dagen werk op verschillende plekken in de branderij.
Iedere schakel moet kloppen
De werkzaamheden staan niet los van elkaar.
Voordat de koffie kan worden ingepakt, moeten de juiste verpakkingen en etiketten klaarstaan. Voordat de order kan worden gepickt, moet de koffie zijn gebrand, gecontroleerd en geregistreerd. Voordat de chauffeur kan vertrekken, moeten alle dozen compleet en correct op de pallets staan.
Iedereen draagt bij aan hetzelfde eindresultaat.
Dat maakt het werk ook geschikt voor ontwikkeling. De ene medewerker begint met een overzichtelijke deeltaak, zoals dozen vouwen of etiketten klaarleggen. Een ander leert om de voorraad te controleren, een brandproces uit te voeren of een volledige order te bewaken.
Naarmate iemand meer vaardigheden ontwikkelt, kan ook de verantwoordelijkheid groeien.
Op maandag leggen we de week naast elkaar
Iedere maandagochtend houden we met alle betaalde medewerkers een weekstart. Tijdens dit overleg liggen de voorraad, binnengekomen orders, brandplanning en bezorgingen op tafel.
Ik leid het overleg en leg de afspraken vast in notulen en een actielijst. Maar het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat één persoon alle werkzaamheden verdeelt.
Medewerkers mogen zichzelf aanmelden voor taken. Dat stimuleren we zelfs. Wanneer meerdere mensen dezelfde taak willen uitvoeren, zoeken zij vaak samen naar een manier om het werk te verdelen of gezamenlijk uit te voeren.
We hebben duidelijke rollen en verantwoordelijkheden afgesproken. Tegelijk ondersteunen medewerkers elkaar buiten hun eigen werkgebied wanneer dat nodig is.
Daardoor ontstaat steeds meer inzicht in het totale proces, in plaats van alleen in de eigen taak.
Productie en ontwikkeling moeten bij elkaar passen
Niet iedere taak past op ieder moment bij iedere medewerker.
Dirk bewaakt daarom voortdurend de leerdoelen en belastbaarheid van medewerkers en deelnemers. Een taak moet aansluiten bij wat iemand kan, maar mag ook uitnodigen tot een volgende stap.
Soms betekent dat dat iemand een nieuwe handeling leert. Soms betekent het dat iemand meer verantwoordelijkheid krijgt. En soms is het juist verstandig om een taak kleiner of overzichtelijker te maken.
De productie moet doorgaan, maar ontwikkeling kan alleen plaatsvinden wanneer mensen zich veilig genoeg voelen om te oefenen, vragen te stellen en fouten te bespreken.
Een probleem is ook een leermoment
In een echte productieomgeving gaat niet altijd alles volgens planning.
Een order kan groter zijn dan verwacht. Een product kan onvoldoende op voorraad zijn. Een collega kan uitvallen of een levering kan sneller nodig zijn dan gepland.
In zulke situaties proberen we het probleem niet direct voor het team op te lossen.
We betrekken medewerkers bij de situatie en vragen hen om zelf na te denken over mogelijke oplossingen. Wat kan worden aangepast? Wie kan een taak overnemen? Welke volgorde is het meest logisch? Kunnen werkzaamheden worden gecombineerd?
Hulp is beschikbaar wanneer dat nodig is. Maar het uitgangspunt is dat mensen niet alleen leren om taken uit te voeren. Ze leren ook om samen te werken, vooruit te denken en verantwoordelijkheid te nemen wanneer iets anders loopt dan verwacht.
Meer dan een zak koffie
Voor de klant eindigt het proces bij een doos, pallet of pakket koffie.
Voor ons vertegenwoordigt die bestelling veel meer. Het is een gezamenlijke opdracht waarin mensen kunnen oefenen, samenwerken, problemen oplossen en steeds zelfstandiger worden.
Een bestelling is daarom niet één handeling. Het is het begin van een hele werkketen.
