Koffie branden is ambacht.
Je moet de boon begrijpen. Je moet weten wat temperatuur, tijd, kleur, geur en smaak met elkaar doen. Je moet ervaring opbouwen en leren wanneer een koffie zich goed ontwikkelt en wanneer iets afwijkt.
Maar ambacht alleen is niet genoeg.
Zeker niet wanneer je levert aan bedrijven, gemeenten en organisaties die op je moeten kunnen vertrouwen. Dan moet kwaliteit niet afhankelijk zijn van een persoon, een goede dag of een toevallig goed uitgevoerde branding.
Dan moet kwaliteit georganiseerd zijn.
Bij Drents Bakkie geloven we daarom in vakmanschap en vaste processen. In gevoel en registratie. In proeven en meten. In vrijheid om te verbeteren en duidelijke afspraken over hoe we werken.
Want ambacht zonder proces wordt toeval.
Kwaliteit moet herhaalbaar zijn
Een klant mag verwachten dat koffie niet alleen vandaag goed is, maar volgende week en volgende maand ook.
Daarvoor moet je weten wat je doet.
Welke groene bonen zijn gebruikt?
Welke batchnummers horen daarbij?
Welk brandprofiel is gevolgd?
Wie heeft de koffie gebrand?
Welke metingen zijn uitgevoerd?
Hoe is de koffie verpakt?
Welke order is ermee geleverd?
En wat is er gedaan als iets afweek?
Als je die vragen niet kunt beantwoorden, wordt kwaliteit kwetsbaar.
Dan zit kennis vooral in hoofden van mensen. Dat kan lang goed gaan, maar het maakt een organisatie afhankelijk. Als iemand ziek is, vertrekt of iets anders doet dan normaal, ontstaat er ruis.
Daarom leggen wij processen vast.
Niet omdat papier belangrijker is dan koffie. Maar omdat goede koffie vraagt om structuur.
Processen, checklijsten en registraties
Binnen Drents Bakkie werken we met vastgelegde processen, werkinstructies, procedures, formulieren, logboeken, onderhoudslijsten, klachtenregistratie, afwijkingenregistratie, leveranciersbeoordeling, traceerbaarheidsregistratie, notulen en actielijsten.
HACCP gebruiken we als basis voor voedselveilig werken.
Dat betekent dat we niet alleen schoon en veilig willen werken omdat dat logisch voelt, maar dat we risico's benoemen, beheersmaatregelen vastleggen, controles uitvoeren en afwijkingen registreren.
Dat geldt voor de hele keten.
Van ontvangst van groene bonen tot vochtmeting.
Van brandregistratie tot kleurmeting.
Van inpakken, wegen en sealen tot houdbaarheidsdatum.
Van schoonmaak tot onderhoud.
Van voorraadbeheer tot orderpicking.
Van klantfeedback tot verbeteracties.
Kwaliteit is dus geen losse controle aan het einde.
Kwaliteit zit in iedere stap.
Duidelijke verantwoordelijkheden
Een kwaliteitssysteem werkt alleen als duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.
Binnen Drents Bakkie is Adriaan als bestuurder eindverantwoordelijk voor de organisatie. John en Adriaan zijn samen eindverantwoordelijk voor de kwaliteit. Zij bewaken gezamenlijk of de werkwijze klopt, of producten voldoen en of verbeteringen nodig zijn.
Registraties worden uitgevoerd door alle betrokken medewerkers. Dus niet alleen door een kwaliteitsfunctionaris achter een bureau, maar door de mensen die het werk doen.
Wie brandt, registreert.
Wie controleert, legt vast.
Wie een afwijking ziet, meldt die.
Wie meedoet in het proces, draagt ook bij aan kwaliteit.
Verbeteracties worden besproken in overleg en vastgelegd. Adriaan bewaakt de procedures, past deze na overleg aan en communiceert wijzigingen naar het team.
Zo blijft kwaliteit niet hangen in losse opmerkingen of goede bedoelingen. Het wordt onderdeel van hoe we samenwerken.
Periodiek controleren en evalueren
Processen zijn alleen waardevol als je ze ook gebruikt en controleert.
Daarom werken we met periodieke controles en evaluaties.
Het onderhoud van de koffiebrander gebeurt dagelijks, wekelijks en maandelijks volgens een vast schema. Checklijsten en processen worden jaarlijks geëvalueerd, of eerder wanneer overleg, afwijkingen of nieuwe inzichten daar aanleiding toe geven.
Cuppings en automaattesten vinden doorlopend plaats. Leveranciersbeoordelingen doen we jaarlijks. Afwijkingen en verbeteringen worden digitaal vastgelegd, besproken en gecommuniceerd.
Dat klinkt misschien formeel, maar het doel is heel praktisch.
We willen weten of onze werkwijze nog klopt.
Werkt de instructie zoals bedoeld?
Wordt de checklist goed gebruikt?
Is een controle nog logisch?
Zien we steeds dezelfde afwijking terug?
Moet een proces eenvoudiger, strakker of duidelijker worden beschreven?
Een kwaliteitssysteem is geen map die je een keer maakt en daarna in de kast zet.
Het is een manier van werken die je steeds opnieuw moet onderhouden.
Voorbeeld: onderhoud aan de koffiebrander
Een goed voorbeeld is het onderhoud van onze koffiebrander.
De koffiebrander is een belangrijk onderdeel van ons productieproces. Als het onderhoud niet goed gebeurt, heeft dat invloed op veiligheid, continuïteit en kwaliteit.
Daarom wilden we het onderhoud verder verbeteren.
Eerst hebben we het volledige onderhoud uitgeschreven. Vervolgens hebben we checklijsten gemaakt, zodat duidelijk werd wat dagelijks, wekelijks en maandelijks moet gebeuren.
Daarna hebben we het uitgevoerde onderhoud laten controleren door een specialist.
Die controle leverde verbeteradvies op.
Op basis van die bevindingen hebben we het onderhoud uitgebreid, de checklijst aangepast en de controles periodiek gemaakt.
Dat is voor ons een normaal voorbeeld van verbeteren.
Niet alleen denken: dit kan beter.
Maar het proces beschrijven.
Uitvoeren.
Controleren.
Advies ophalen.
Aanpassen.
En opnieuw borgen.
Dat is Plan, Do, Check, Act in de praktijk.
Audits houden je scherp
We hebben inmiddels meerdere audits succesvol doorlopen, onder andere voor PSO 30+, SKAL, Fairtrade en Rainforest Alliance.
Audits vragen voorbereiding.
Adriaan bereidt deze audits voor. Auditors kijken vervolgens naar processen, administratie, registraties en bewijsvoering. Zij controleren vooral of je doet wat je zegt dat je doet.
En of je dat kunt aantonen.
Dat laatste is belangrijk.
Veel organisaties hebben goede bedoelingen. Maar een audit vraagt om onderbouwing. Waar staat het proces beschreven? Wie voert het uit? Waar is de registratie? Wat gebeurt er bij afwijkingen? Hoe wordt een verbetering vastgelegd? Hoe weet je dat iedereen volgens dezelfde afspraak werkt?
Dat maakt audits waardevol.
Niet omdat een certificaat het einddoel is, maar omdat een externe blik helpt om scherper te worden.
Audits brengen structuur. Ze dwingen tot duidelijke processen. Ze maken zichtbaar waar werkwijzen strakker kunnen. En ze helpen om kwaliteit niet alleen intern te voelen, maar ook extern te onderbouwen.
Geen papier om het papier
Wij houden niet van papier om het papier.
Een formulier dat niemand gebruikt, voegt niets toe. Een procedure die alleen bestaat voor een audit helpt de werkvloer niet. Een checklist die niet wordt begrepen, maakt het proces niet beter.
Daarom proberen we vast te leggen wat nodig is.
Niet meer dan nodig, maar ook niet minder.
Als iets belangrijk is voor voedselveiligheid, kwaliteit, traceerbaarheid, onderhoud, levering of klanttevredenheid, dan moet het duidelijk zijn. Dan moet het controleerbaar zijn. En dan moet het door het team kunnen worden uitgevoerd.
Goede processen moeten het werk ondersteunen.
Ze moeten zorgen voor rust, duidelijkheid en betrouwbaarheid.
Ook belangrijk voor het team
Duidelijke processen zijn niet alleen belangrijk voor klanten en audits.
Ze zijn ook belangrijk voor ons team.
Drents Bakkie is een sociale koffiebranderij. Dat betekent dat verschillende mensen met verschillende ervaring, tempo's en ondersteuningsbehoeften meewerken aan hetzelfde product.
Juist dan moeten werkinstructies duidelijk zijn.
Een goede checklist helpt iemand zelfstandig werken. Een heldere procedure voorkomt discussie. Een duidelijke registratie maakt zichtbaar wat al is gedaan. En een vast proces maakt het makkelijker om iemand iets nieuws te leren.
Zo versterken kwaliteit en sociale impact elkaar.
Niet omdat we soepeler omgaan met kwaliteit, maar omdat duidelijke kwaliteitssystemen mensen juist helpen om mee te doen.
Betrouwbaarheid voor nu en later
Professioneel werken betekent voor ons dat klanten op ons kunnen vertrouwen.
Niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst.
We willen kwaliteit leveren. We willen voedselveilig werken. We willen traceerbaar produceren. We willen afspraken nakomen. En we willen blijven verbeteren wanneer iets beter kan.
Daarvoor is vakmanschap nodig.
Maar vakmanschap wordt sterker wanneer het wordt ondersteund door processen, controles en registraties.
Ambacht blijft belangrijk. De geur, smaak, ervaring en aandacht voor de boon verdwijnen niet uit ons werk.
Maar als je professioneel wilt leveren, moet je meer kunnen dan vertrouwen op gevoel.
Je moet kunnen laten zien wat je doet.
En je moet kunnen bewijzen dat je doet wat je zegt.
Daarom is kwaliteit bij Drents Bakkie geen toeval.
Het is een systeem van mensen, afspraken, controles en verbetering.
Elke dag opnieuw.
